Penggunaan COBIT oleh PT. Transindo Jaya Komara

      COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) adalah suatu panduan standar praktek manajemen teknologi informasi dan sekumpulan dokumentasi best practices untuk tata kelola TI yang dapat membantu auditor, manajemen, dan pengguna untuk menjembatani pemisah (gap) antara risiko bisnis, kebutuhan pengendalian, dan permasalahan-permasalahan teknis.
      Sasaran utama COBIT :

1. Menyediakan kebijakan yang jelas dan praktik2 yang baik untuk IT governance dalam organisasi tingkatan dunia.
2. Membantu senior management memahami dan memanage resiko2 terkait dengan TI. COBIT melaksanakannya dengan menyediakan satu kerangka IT governance dan petunjuk control objective rinci untuk managemen, pemilik proses business , users, dan auditors

      Kerangka kerja COBIT :

1. Control Objectives
   Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat tinggi (high level control objectives) yang tercermin dalam 4 domain.
2. Audit Guidlines
   Berisi sebanyak 318 tujuan – tujuan pengendali rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memeberikan management assurance atau saran perbaikan.
3. Management Guidlines
   Berisi arahan baik secara umum maupun spesifik mengenai apa saja yang harus dilakukan.
4. Maturity Models
   Untuk memetakan status maturity proses – proses IT.

      Domain COBIT:

1. Plan and Organize (PO)
2. Acquire and Implement (AI)
3. Deliver and Support (DS)
4. Monitor and Evaluate (ME)

Teori (Mengenai Plan and Organize)

      Plan and Organize secara umum domain ini meliputi strategi dan taktik serta identifikasi bagaimana TI dapat berkontribusi terhadap pencapaian sasaran bisnis. Domain ini dibagi ke dalam 10 fase proses yaitu :
1. PO1:Mendefinisikan rencana strategis TI.
2. PO2:Mendefinisikan arsitektur informasi.
3. PO3:Menentukan arahan teknologi.
4. PO4:Mendefinisikan proses TI, organisasi dan keterhubungannya.
5. PO5:Mengelola investasi TI.
6. PO6:Mengkomunikasikan tujuan dan arahan manajemen.
7. PO7:Mengelola sumber daya TI.
8. PO8:Mengelola kualitas.
9. PO9:Menaksir dan mengelola resiko TI.
10. PO10:Mengelola proyek.
11. PO11:Manajemen kualitas.

Implementasi COBIT Pada PT. Transindo Jaya Komara       

Pada PT. Transindo Jaya Komara sudah memiliki prosedur pengelolaan teknologi informasi yang dijalankan, tetapi faktanya prosedur tersebut tidak sepenuhnya dijalankan, sehingga user biasanya melakukan secara manual. Mengetahui berbagai kendala dalam pengelolaan teknologi informasi yang dijalankan. Perusahaan menginginkan adanya suatu evaluasi tata kelola teknologi informasi untuk peningkatan mutu perusahaan, maka perlu adanya suatu metode untuk mengelola IT. Dalam hal ini, metode COBIT perlu diterapkan dalam pengelolaan perusahaan agar pengguna IT sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menghasilkan kinerja yang efisien dan efektif serta mencegah atau meminimalisir adanya resiko terhadap penggunaan IT. Dalam hal ini saya mencoba merancang penerapan COBIT pada PT. Transindo Jaya Komara pada tahap Plan and Organize.

• PO 1 Merencanakan rencana strategis IT

PT. Trasindo Jaya Komara memiliki sebuah prosedur yang digunakan untuk mengelola teknologi informasi tetapi pada faktanya prosedur tersebut tidak dijalankan dengan sempurna seperti pada pengecekan kendala dalam pengelolaan tekologi informasi masih dilakukan secara manual. Sehingga perusahaan mengiinginkan adanya suatu metode pengelolaan IT untuk mengevaluasi tata kelola teknologi informasi untuk meningkatkan mutu perusahaan.
Dalam hal ini deterapkan metode COBIT yaitu Plan and Organize agar pengelolaan teknologi informasi perusahaan dapat menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menghasilkan kinerja yang efisien dan efektif. Rencana strategis didalam pemanfaatan teknologi informasi perusahaan ini adalah : Solusi untuk industri perdagangan dan investasi, Solusi teknologi menyeluruh dengan nilai yang tinggi, Solusi dengan kompetensi yang tinggi.

• PO 2 Arsitektur Informasi

Sistem informasi antara divisi-divisi bagian pada perusahaan belum terintegrasi secara menyeluruh.

• PO 3 Arah Teknologi

Penggunaan teknologi pada perusahaan masih menggunakan teknologi tradisional dan belum maksimal karena sarana dan prasarana yang belum memadai.

• PO 4 Organisasi TI dan hubungan

Belum maksimalnya divisi bagian yang menangani bidang IT

• PO 5 Investasi TI

Rancangan anggaran perusahaan masih belum terkonsep secara menyeluruh dan pengalokasiannya masih terbatas

• PO6 Komunikasi tujuan dan arah manajemen

Koordinasi dalam pembagian produk masih belum maksimal yang berdampak pada panjangnya antrian.

• PO 7 Manage SDM

Pengalokasiaan dan pembagian tugas SDM pada tinggat operasional dan manejerial masih belum tertata dengan baik dan masih belum maksimal.

• PO 8 Kesesuaian dengan external requirement

Kesiapan terhadap antisipasi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi masih kurang.

• PO 9 Menilai Resiko TI

Manajemen resiko dilakukan sesuai dengan proses yang telah ditentukan perusahaan, namun belum ada standart khusus untuk mengatur kebijakan manajemen resiko tersebut. Tetapi manajemen resiko pada perusahaan ini belum disosialisasikan kepada seluruh pegawai, jadi hanya pihak terkait atau manager yang mengaturnya dan menjalankannya. Apabila terjadi kesalahan manajer yang memberitahukan secara manual kepada pegawainya.

• PO 10 Manajemen Proyek

Manajemen proyek telah memenuhi kebutuhan untuk pegawai, manager, pimpinan dan stakeholders lainnya. Namun, proses pedokumentasian belum berjalan dengan baik serta pengembangan dan penggunaan teknik juga belum dilaksanakan dengan baik. Serta aplikasi dari penerapan management proyek tergantung pada kebijakan dari manager.

• PO 11 Manajemen kualitas

Tenaga profesional untuk mengawasi kualitas TI masih kurang dan rendahnya apresiasi terhadap tenaga profesional yang mempengaruhi kualitas sistem.

Analsis

Didalam mengatur dan mengelola teknologi informasi PT Trasindo Jaya Komara perlu menggunakan sebuah metode COBIT yaitu plan and Organize untuk mengatasi kelemahan – kelemahan yang terdapat pada perusahaan tersebut, dan dapat meningkatkan mutu perusahaan.

Dengan menggunkan metode COBIT ini perusahaan dapat memanajemen resiko yang terstandarisasi dan peingkatan kualitas SDM dan tenaga ahli dalam perusahaan dapat terkelola dengan baik karena jika SDM nya tidak diatur dengan baik maka dapat berdampak pada mutu perusahaan tersebut dan untuk apresiasi terhadap karyawan agar dapat ditingkatkan.

Dengan menggunakan metode COBIT diharapkan PT Trasindo Jaya Komara dapat lebih baik dan terorganisir dengan baik yang dapat memberikan kenyamanan bagi semua stakeholders.

Sumber :

• http://azibmirza97.blogspot.com/2018/11/audit-teknologi-sistem-informasi.html